Access – Táblák létrehozása

Adatbázis

Access – táblák, kapcsolatok létrehozása

Az Access használata során a táblák létrehozása az adatbázis tervezésének alapja. Ebben az útmutatóban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan lehet létrehozni egy táblát, a tervezési nézet használatával, az autókölcsönzős példán keresztül.

1. Adatbázis létrehozása és mentése

• Miután beléptünk az Access programba, az első lépés az adatbázis elnevezése és mentése.
  • Példa: Adjunk nevet az adatbázisnak, például: Autókölcsönzés.accdb.

2. Tábla hozzáadása és nézetváltás

• A program indításakor egy üres tábla vár minket.
• A navigációs sávban az első tábla megjelenik Tábla1 néven.
• Váltsunk Tervezői nézetre a tábla formázásához:
  • Fent a Kezdőlap → Nézetek alatt válasszuk ki a tervezői nézetet.
  • Alternatív megoldásként az alsó sávban is átállítható a nézet.

3. Autó tábla létrehozása

A példánkban létrehozunk egy Autó nevű táblát, ahol a rendszám lesz az elsődleges kulcs.

• Elsődleges kulcs beállítása:

  • Az Access automatikusan az első mezőt jelöli elsődleges kulcsként.
  • Ellenőrizzük, hogy a kulcs indexelt beállítása „Igen, nem lehet azonos”.
  • Az elsődleges kulcs típusa legyen rövid szöveg. Fontos, hogy ebben az esetben az idegen kulcs formátuma is rövid szöveg legyen. Ez alól csak a Számláló adattípus a kivétel, ott idegen kulcsként allhat szám is.

• Mezők hozzáadása:

  • Minden mezőhöz válasszuk ki az adattípust, és adjunk meg leírást, ha szükséges.
    Például:
    Kötelező szöveg: igen – így nem hagyhatom üresen

Mezők és adattípusok az Autó táblában:

• Nyissuk meg az Access programot, és az adatbázisban kattintsunk a Létrehozás → Tábla lehetőségre.
• A megjelenő táblát nevezzük el Kölcsönző néven.

2. Nézetváltás és tervezői nézet

1. Váltsunk Tervezői nézetre, hogy meghatározhassuk a tábla szerkezetét:
   • Fent a Kezdőlap → Nézetek alatt válasszuk ki a Tervezői nézetet.
   • Adjunk nevet a táblának: Kölcsönző.

3. Mezők definiálása

A Kölcsönző tábla mezőit az alábbiak szerint hozzuk létre:

Mezők szerkezete:

• Elsődleges kulcs beállítása:
  • Az Tag_ID mezőt automatikusan az Access állítja elsődleges kulcsnak.
  • Az adattípus Számláló, amely biztosítja az egyedi értékeket.

4. Beállítások módosítása

• Tag_ID mező:
  • Adattípus: Számláló (az Access automatikusan generálja az értékeket).
  • Indexelés: Igen (nincs duplikáció).
• Név és Lakcím mezők:
  • Adattípus: Rövid szöveg.
  • Maximális mezőhossz: Alapértelmezetten 255 karakter, ezt szükség szerint csökkenthetjük.

A Kölcsönzés Táblázat Létrehozása

A Kölcsönzés tábla feladata, hogy rögzítse az autókölcsönzési tranzakciókat. Ez a tábla az Autó és a Kölcsönző táblák között teremt kapcsolatot, és további információkat tárol a kölcsönzésekről, például az időtartamról.

1. Tábla létrehozása

1. Nyissuk meg az Access programot, és válasszuk a Létrehozás → Tábla lehetőséget.
2. Nevezzük el a táblát: Kölcsönzés.
3. Váltsunk Tervezői nézetre, és adjuk meg a mezőket az alábbiak szerint.

2. Mezők definiálása

Mezők szerkezete:

3. Mezők részletezése

• Kölcsönzés_ID:

  • Az Access automatikusan generálja az értékeket.
  • Elsődleges kulcs.
  • Indexelés: Igen (nincs duplikáció).

• Rendszám:

  • Adattípus: Rövid szöveg.
  • Az Autó tábla Rendszám mezőjére hivatkozik idegen kulcsként. Az Access az indexelésnél ezt fel is ismerte és az igen, lehet azonos került automatikusan kiválasztásra.

• Tag_ID:

  • Adattípus: Szám.
  • A Kölcsönző tábla Tag_ID mezőjére hivatkozik idegen kulcsként.

• Kölcsönzés dátuma és Visszahozás dátuma:

  • Adattípus: Dátum/idő.
  • Beállíthatjuk a formátumot, például rövid dátum vagy teljes dátum és idő. A hosszú dátumnál egy naptárból lehet kiválasztani a megfelelő napot.

• Ár:

  • Adattípus: Szám.
  • Tizedesjegyek beállítása: például 2 tizedesjegy az ár pontosságához.
  • ki lehet törölni az alapértelmezett értéknél a 0-t (biztos, hogy nem 0 Forintba fog kerülni)

A táblákat zárjuk be.

Kapcsolatok létrehozása a három tábla között 

A Kapcsolatok funkció lehetővé teszi, hogy az Autó, Kölcsönző, és Kölcsönzés táblák között logikai kapcsolatokat hozzunk létre, biztosítva az adatbázis integritását. Az alábbi lépésekkel könnyedén beállíthatod a táblák közötti kapcsolatokat.

1. Kapcsolatok menü megnyitása

1. Kattints az Adatbáziseszközök menüszalagjára.
2. Válaszd a Kapcsolatok gombot.

2. Táblák hozzáadása a kapcsolatokhoz

1. A felugró Táblák megjelenítése ablakban, vagy az oldalsávból válaszd ki a három táblát (Autó, Kölcsönző, Kölcsönzés).
2. Kattints a Hozzáadás gombra mindhárom tábla esetében. A táblák megjelennek a kapcsolatok szerkesztési területen.
3. Figyelem: Ha többször kattintasz a Hozzáadás gombra, ugyanaz a tábla többször megjelenik a nézetben.

3. Kapcsolatok létrehozása

a) Autó és Kölcsönzés táblák között

1. Fogd meg a „Rendszám” mezőt az Autó táblában.
2. Húzd rá a „Rendszám” mezőre a Kölcsönzés táblában.
3. A megjelenő párbeszédablakban:
   • Jelöld ki a Hivatkozási integritás megőrzése opciót.
   • Ha szeretnéd, jelöld be a Kapcsolt mezők kaszkádolt frissítése opciót, amely biztosítja, hogy az Autó tábla Rendszám mezőjében végzett módosítások automatikusan végigmenjenek a Kölcsönzés táblában is.
4. Kattints a Létrehozás gombra.

b) Kölcsönző és Kölcsönzés táblák között

1. Fogd meg a „Tag_ID” mezőt a Kölcsönző táblában.
2. Húzd rá a „Tag_ID” mezőre a Kölcsönzés táblában.
3. A párbeszédablakban hasonlóan:
   • Pipáld ki a Hivatkozási integritás megőrzése lehetőséget.
   • Beállíthatod a Kaszkádolt frissítést, ha szeretnéd.
4. Kattints a Létrehozás gombra.

4. Kapcsolattípus ellenőrzése

• Az Autó és a Kölcsönzés táblák között egy-a-többhöz kapcsolat jön létre, mivel egy autóhoz több kölcsönzés is tartozhat.
• A Kölcsönző és a Kölcsönzés táblák között szintén egy-a-többhöz kapcsolat jön létre, mert egy kölcsönző több autót is kölcsönözhet.

5. A kapcsolatok megjelenése

A kapcsolati sémában a következő struktúrát kapod:

6. Mentés

1. Miután létrehoztad a kapcsolatokat, kattints a Mentés gombra.
2. Az Access mostantól automatikusan ellenőrzi a kapcsolatokat az adatok módosítása során.

Térj vissza a táblákhoz, és Adatlap nézetben töltsd fel a táblákat adatokkal. 
Ezzel el is készültél a táblázataiddal.