Access – Alapfogalmak

Adatbázis

Access – Alapfogalmak

Adat

Az adat tények, fogalmak olyan megjelenési formája, mely alkalmas emberi eszközökkel történő értelmezésre, feldolgozásra, továbbításra

Adatbázis rendszerek

Adatbázisnak az adatoknak kapcsolataikkal együtt való redundancia nélküli ábrázolását, tárolását értjük. Azokat a szoftvereket, melyek ezt kezelik, adarbáziskezelő-rendszernek nevezzük. Az adatbáziskezelő rendszer az alábbi feladatokat látja el:
– adatrögzítés
– adattárolás
– műveletek az adatokkal
– változások követése

Adatmodellek és az adatbázis szerkezete

Az Access használata során az adatmodellek ismerete az alapja az adatbázis tervezésének. Minden adatbázis mögött egy gondosan megtervezett adatmodell áll, amely meghatározza, hogy az adatok hogyan kapcsolódnak egymáshoz. Ez az alapozás segíti a hatékony táblák létrehozását és azok kapcsolatainak kialakítását.

1. Adatmodellek:

   • Az adatmodellek meghatározzák az adatok logikai struktúráját.
   • Az entitások (például „Tanulók” vagy „Könyvek”) határozzák meg a táblák tartalmát.
   • Az attribútumok (például „Név” vagy „ISBN”) határozzák meg, hogy milyen adatokat tárolsz az egyes táblákban.
   • Az kapcsolatok (például „Kölcsönzés”) határozzák meg, hogyan függnek össze az entitások egymással.

2. Táblák létrehozása:

   • A táblák az adatmodellek fizikai megvalósításai. Minden táblának egyértelmű célja van: például a „Tanulók” tábla a diákokról tárol adatokat, míg a „Kölcsönzések” tábla a könyvkölcsönzési adatokat tartalmazza.
   • Az adatmodellek ismerete alapján tudjuk, hogy milyen mezők szükségesek egy adott táblában, és hogy milyen típusú adatok kerülnek oda.

3. Kapcsolatok kialakítása:

   • Miután a táblákat létrehoztad, az entitások közötti kapcsolatokat kell megtervezni. Például:
     • Egy tanuló (entitás) több könyvet is kölcsönözhet.
     • Egy könyvet (entitás) több tanuló is kölcsönözhet.
   • Az Access-ben ezek a kapcsolatok a táblák közötti elsődleges kulcsok és idegen kulcsok révén valósíthatók meg.

4. Az összefüggés megértése:

   • Az adatmodellek felépítése után egyértelművé válik, hogyan fog a rendszer működni. Például:
     • Az adatmodellek segítenek eldönteni, milyen adatokat kell rögzítened.
     • A táblákba csoportosítva tárolod az adatokat, így hatékonyabb lesz a keresés és lekérdezés.
     • A táblakapcsolatok biztosítják, hogy az adatok következetesek maradjanak, és az adatbázis redundanciamentes legyen.

Access szerkezeti felépítése

Menüszalag

Általános parancslapok: 

Kezdőlap: itt találhatóak a legtöbbet használt parancsok (nézet, vágólap, rendezés és szűrés, keresés…)
Létrehozás: itt találhatók azok a parancsok, melyekkel új adatbázis-objektumut tudunk az adatbázisban létrehozni (tábla, űrlap, jelentések …)
Külső adatok: azon parancsok csoportjának lapja, melyekkel külső adatokat tudunk importálni, exportálni illetve frissíteni
Adatbáziseszközök: az adatbázis-objektumok közötti kapcsolatok megjelenítésére, elrejtésére, létrehozására valamint makrók futtatására szolgáló parancsokat tartalmaz

Gyorselérési eszköztár

Azok a parancsok vannak rajta, melyeket a leggyakrabban szokás használni, például: mentés, visszavonás, mégis. Bővíteni is lehet újabb gombokkal a mellette levő nyílra kattintva, de jobb egérgombbal el is távolíthatunk gomokat innen. 

Navigációs ablak

Oldalt a Minden Access-objektum alatt kategóriákat jelenít meg, azon belül csoportokra is bontja. A leggyakoribb objektumok: 
Tábla: sorokból és oszlopokból álló objektum, amely egymással kapcsolatban álló információkat tartalmaz
Lekérdezés: bizonyos feltételeknek eleget tevő adatok szűrésére vonatkozó keresés
Űrlap: adatok egyszerű bevitelére alkalmas ablak
Jelentés: az adatbázisban tárolt adatokról készített könnyen áttekinthető kimutatás

Állapotsor

A képernyő alján húzódó sáv az Állapotsor a dokumentuminformációkat és Office parancsokat jelenít meg. Itt is megtalálható a nézetválasztó gomb is. 

Nézetek

Adatlap nézet: az adatokat jeleníti meg a táblákban, űrlapokon, lekérdezésekben és jelentésekben. Ha az adatokat itt visszük be, akkor gépelés közben hozza létre a táblát. 

Tervező nézet: az objektumok megtervezéséhez jelenít meg beállítási lehetőséget és parancsokat.

Adatbázis létrehozásához fontos fogalmak

Elsődleges kulcs: azok a mezők, melyek egyértelműen azonosítják a tábla rekordjait, vagyis minden sor esetében egyedi. A relációs adatbázisban minden táblának rendelkeznie kell elsődleges kulccsal.
Tulajdonságai:
– minden sort egyedileg azonosít
– értéke nem lehet üres vagy null
– az értéke nem változik
Ha nem tudunk elsődleges kulcsot létrehozni, akkor egy számláló adatmezőt kell használni. Ezt az Access automatikusan létrehozza. 

Táblakapcsolatok: azért, hogy megszüntessük az adatok redundanciáját, az adatokat tematikus táblába kell osztani, hogy egy tény csak egyszer legyen rögzítve. Ehhez találni kell egy olyan mezőt, amelynek a használatával az egyik tábla rekordjait össze tudjuk kapcsolni a másik tábla rekordjaival. 
A közös mezőként használt mező a forrástáblán az elsődleges kulcs,  kapcsolt táblán az idegen kulcs

Táblakpcsolatok típusai: 
egy-egy: az első tábla minden rekordjához egyetlen rekord tartozik a másik táblán
egy-több: az első tábla rekordjaihoz több rekord is tartozhat a másik tábla rekordjai közül
több-több: az első tábla minden rekordjához több rekord tartozhat a másik tábla rekordjai közül és ez fordítva is igaz. 

Hivatkozási integritás:

– új rekord hozzáadása a kapcsolt táblához csak akkor lehetséges, ha a csatolás alapján megegyező rekord létezik az elsődleges táblán.
– az elsődleges tábla elsődleges kulcsát nem módosíthatjuk, ha létezik hozzá kapcsolt rekord a kapcsolt táblán
– az elsődleges tábláról nem törölhetünk olyan rekordot, amelyhez kapcsolódik rekord a másik táblán. 
Ha szükségünk van az elsődleges kulcs módosítására, akkor válasszuk  kapcsolt mezők kaszkádolt frissítését, ha pedig rekordot kell törölnünk, akkor a kapcsolt mezők kaszkádolt törlését. 

Táblakapcsolatok létrehozása: 
Adatbáziseszközök -> Kapcsolatok. Táblák beszúrása gombbal oldalt megjelennek az előhívott táblák, jelöld ki, mely táblák között szeretnél kapcsolatot kialakítani a kijelölt táblák hozzáadása gombbal. 
Húzd át az elsődlegeskulcs-mezőt az egyik tábláról a másik tábla közös mezőjére (idegen kulcs mezőre). Ha több mezőt szeretnél áthúzni, akkor tartsd lenyomva a CTRL billentyűt. 
Egy párbeszédpanel jelent meg, ezen szerkeszthetjük a kapcsolat tulajdonságait (hivatkozási integritás, illesztés típusa), majd nyomj a létrehozás gombra. A kapcsolat létrejött, ha egy vonal köti össze a két táblát. 
A kapcsolatot a kapcsolatok szerkesztése ablak Törlés gombjával lehet törölni.
Módosíthatjuk is,  vonalra kattintva elő lehet hívni a párbeszédpanelt hozzá, vagy a Kapcsolattervezés > Kapcsolatok szerkesztése gomb segítségével juthatunk el ugyanide,